La gestión de archivos permite la transparencia, la rendición de cuentas y la apertura gubernamental

03 de Julio del 2020

Es vital la gestión documental, sin ella es imposible conocer cuál fue el destino del uso de los recursos.

En el marco de la celebración de 15 años del ITEI, se desarrolló el Congreso Virtual Internacional, Apertura Gubernamental y Privacidad, el tercer panel denominado: "La gestión documental como medida para el combate de la corrupción", fue moderado por el Director del Centro de Estudios Superiores de la Información Pública y Protección de Datos Personales del ITEI, Manuel Rojas Munguía.

La Académica de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), Issa Luna Pía, primer panelista, explicó, que los archivos en México han sido un gran insumo para el combate a la corrupción, al respecto comentó: "Gracias a las reglas que rigen a los archivos es posible conocer los hechos reales y conocer la verdad histórica de los hechos, sin archivos no existe el acceso a la información".

La Ley de archivos permitió la generación de un sistema institucional de archivos y que estos rindan cuentan ante un órgano del sistema nacional de archivos. La Ley General indica que el rector en la materia es el Archivo General de la Nación y gracias a las reglas de administración y gestión de archivos es posible que conozcamos la realidad.

"Tenemos que reconocer, que los archivos, tienen un valor en si mismos y los estados tienen que comenzar a considerarlos", dijo.

Hizo notar, que es necesario conocer las necesidades legales e institucionales y de capacidades Estatales, para poder cumplir con el marco legal y generar estrategias para que sea posible tener una heterogeneidad.
"Se deben de cuidar los archivos para que no exista afectaciones en materia de derecho de acceso a la información, así como que no se afecten los derechos humanos. Para la transparencia es vital, por que sin ellos es imposible conocer cuál fue el destino del uso de los recursos, conocer la realidad y monitorearla", enfatizó.

Por otra parte, la Directora de la Red por la Rendición de Cuentas, Lourdes Morales, segunda panelista detalló, que le fue posible trabajar en el grupo que impulsó la Ley General de Archivos y generar una política de gestión documental que fuera posible adaptarla a los Estados.

Destacó, la importancia del reconocimiento de los archivos históricos y los parámetros para casos de información sensible acorde a las prácticas internacionales. Se han sentado las bases para contar con un sistema de gestión documental optimo para el combate a la corrupción.

Detalló, que actualmente solamente 7 Estados tienen Ley propia armonizada, entre ellos Jalisco, por otra parte 14 tienen propuesta y del resto no se sabe.

"Muchos Sujetos Obligados no han constituido su sistema institucional de archivos y el plazo para desarrollarlo legalmente concluyó".

En ese contexto describió que la situación actual es compleja, aunado a la pandemia y los conflictos económicos y sociales que producen.

Recomendó, que es necesario: "Ampliar la cooperación nacional e internacional en materia de la preservación del patrimonio documental, considerar los riesgos de desastre y que las instituciones de la memoria, sean más cercanas a las personas e instituciones de investigación y desarrollo, para que pueda ser utilizada su información. Finalmente, que sea posible contar con los elementos para tener datos concretos que nos permitan conocer: ¿Cómo reaccionar a la pandemia y lograr mejores respuestas sociales?".

La Comisionada del INAI, Josefina Román Vergara, tercer panelista, destacó que los Sujetos Obligados, deben documentar todo acto que derive del ejercicio de competencia y de sus funciones y esto debe ser aplicado en los tres niveles de gobierno, así como preservar en archivos documentos actualizados y los recursos que permitan la rendición de cuentas.

Hizo notar, que la reforma Constitucional al artículo 6, hizo posible el desarrollo del Sistema Nacional de Transparencia, en donde actúan los 32 Órganos Garantes, el Archivo General de la Nación, la Auditoria Superior de la Federación, el INEGI entre otros, por lo que la articulación del Sistema Nacional de Transparencia, está diseñada para combatir la corrupción.

En el ciclo de rendición de cuentas encontramos, la información, la justificación y las sanciones, en donde hoy también existen los archivos y la gestión documental, así como la estadística.

"A partir de la reforma al artículo 6 Constitucional, es posible conocer el gasto público, objetivos y resultados", concluyó.

La Comisionada del Instituto Michoacano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales y Coordinadora de la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, Areli Yamilet Navarrete Naranjo, cuarta panelista, reflexionó sobre el combate a la corrupción.

Dijo que para descubrir y combatir la corrupción es necesario que exista el periodismo de investigación y la gestión documental adecuada, y el papel de los archivos como aliados en la lucha contra la corrupción.
"Entre mejor gestión documental se tiene, será posible conocer e identificar y mejorar la transparencia, el combate a la corrupción y la rendición de cuentas".

"Se necesita que cada uno cumpla con sus obligaciones y tener a disposición los documentos, con todo lo que en ello implica, todo acto que derive de las funciones o competencias de los servidores públicos, se cuente con un documento para que podamos saber que se hizo bien y que se hizo mal", explicó.

Puntualizó, que los documentos que se producen, son considerados como documentos públicos y todos los Sujetos Obligados tienen que conservar sus archivos, es necesario brindar capacitación de manera urgente.

"Se cuentan con Leyes, para desarrollar un frontal combate a la corrupción, se requiere de la gestión documental, de las personas de laboran desarrollando los archivos de trámite. Se requiere capacitar a todas las personas que producen estos documentos y que tienen que integrarlos", concluyó.